Page tree

Bevor Sie die Funktion Spesen nutzen können müssen Sie folgenden Einstellungen vornehmen und Vorgaben hinterlegen.

Beachten Sie, dass es sich um eine kostenpflichtige Erweiterung handelt. Wenden Sie sich bei Bedarf bitte an unseren Support.


Inhaltsverzeichnis




1. Einstellungen

Bevor Sie mit der Nutzung des Spesenabrechnung starten können, müssen Sie in der Software einige Einstellungen vornehmen.

1.1. Importeinstellungen

Für den Import müssen Sie im Menü Einstellungen > Softwareeinstellungen > Telematik / Dienste > Vehco-Einstellungen in den Bereichen "Anbindung" und "Ordner" folgende Einstellungen vornehmen:

Die Ordnerverzeichnisse für Import und Archiv können Sie individuell anlegen.

1.2. Einstellungen Schichtende

Im Menü Einstellungen > Softwareeinstellungen > Menü > Globale Einstellungen legen Sie fest, ab wie viel Stunden Pause eine Schicht als beendet gilt. Das ist wichtig für die Spesenberechnung.

1.3. Mitarbeiter Stammdaten

Im Menü Stammdaten > Mitarbeiter sind folgende Einstellungen vorzunehmen:


Reiter Allgemein / Bank / Vertrag

  • Hinterlegen Sie eine Spesenvorlage für die Abrechnung. Details zur Erstellung der Spesenvorlage finden Sie im Kapitel Vorgaben auf dieser Seite
  • Stellen Sie ein, ob und welchem Umkreis der Anschrift des Mitarbeiter keine Spesen berechnet werden sollen.
  • Zudem können Sie festlegen, wie viele Tage eine Schicht bei diesem Mitarbeiter mindestens dauert. Sollte der Mitarbeiter eine Pause machen, die länger ist als x Stunden (Siehe Punkt 1.2), wird die Schicht innerhalb der Mindestdauer an Tagen nicht beendet und die Spesen weiterhin berechnet.


Reiter Datenaustausch

Wenn Sie Ihre Daten von Vehco bekommen, müssen Sie noch die Vehco-ID des Mitarbeiters hinterlegen sowie den Typ Vehco.

1.4. Fahrzeuge Stammdaten

Im Menü Stammdaten > Fahrzeuge im Reiter Telematik / Maut muss man einen Eintrag Vehco mit der zugehörigen ID des Fahrzeugs eintragen:

2. Vorgaben

Bevor die Spesenabrechnung erfolgen kann müssen Sie einige Vorgaben in der Software hinterlegen.

2.1. Artikel

Im Menü Vorgaben > Abrechnung > Spesen und Lohn > Artikel hinterlegen Sie die verschiedenen Artikel für Ihre Spesenabrechnung. In diesem Beispiel gibt es für verschiedene Artikel.

2.2. Tarife

Im Menü Vorgaben > Abrechnung > Spesen und Lohn > Tarife legen Sie die Tarife zu den Artikel an.

In den Kopfdaten des Tarifs können Sie die Stundenberechnungsformel festlegen. Es gibt folgende Optionen:

  • Kalendertag
  • 24 h Block

Diese Einstellung ist wichtig wenn Sie Fahrer haben die nachts fahren und mit der Einstellung "Kalendertag" keine Spesen erhalten würden.


In diesem Beispiel die Spesen die Sie gesetzlich zahlen.

2.3. Vorlagen

Im Menü Vorgaben > Abrechnung > Spesen und Lohn > Vorlagen legen Sie die Spesenvorlagen an. Hier werden die Artikel, welche abgerechnet werden sollen, mit den zugehörigen Tarifen verknüpft.

2.4. Heimbereich

Im Menü Vorgaben > Heimbereich > Heimbereich können Sie Heimbereiche festlegen, bei denen keine Spesen berechnet werden. Hierbei kann es sich beispielsweise um die Standorte Ihrer Firma handeln. Der Heimbereich ist eine Gruppe von mehreren Gebieten.

So werden die beiden Standorte von cargo support unter einem Heimbereich Cargo Support zusammen gefasst.

2.5. Heimbereich Gebiet

Öffnen Sie das Menü Vorgaben > Heimbereich > Heimbereich Gebiet. Im oberen Fensterbereich legen Sie die verschiedenen Gebiete mit Name an. Anschließen klicken Sie auf die Schaltfläche Google öffnen.


In dem sich öffnenden Fenster können Sie mit dem ersten Marker die richtige Adresse markieren und anschließend per Doppelklick weitere Markierungen hinzufügen, um so ein Gebiet abzugrenzen. Die Marker lassen sich per Drag and Drop verschieben. Wenn Sie fertig sind, können Sie das Karten-Fenster einfach über das rote Kreuz schließen.


Anschließend sind die Koordinaten Ihrer Marker als Längen- und Breitengrade im unteren Fenster zu sehen. So gehen Sie für jedes Gebiet vor.

2.6. Bereich zu Gebiet

Im Menü Vorgaben > Heimbereich > Bereich zum Gebiet ordnen Sie den Gebieten (mittlere Spalte) einen Heimbereich (linke Spalte) per Drag & Drop zu. Die erfolgten Zuordnungen sind in der rechten Spalte zu sehen.




Zurück zu Personal