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Welche Vorteile bietet CEC

Mit dem Modul CEC (Communication and Event Center) können Sie die interne wie auch externe Kommunikation automatisieren. Sie bekommen so nicht nur die Herausforderungen der Informationsflut besser in den Griff, sondern können sogar bestimmte Controlling-Aufgaben einfach dem Modul CEC übertragen. So haben Sie immer den Überblick über die für Sie wichtigen Fragestellungen und Controllingaufgaben.


Beispiele

  • Track & Trace:
    • Automatische Versendung von Statusänderungen der Aufträge
  • Angebots-Tracking:
    • Automatische Nachfrage zu offenen Angeboten bis Ablauf der Gültigkeit
  • Controlling:
    • Automatische E-Mail-Warnung, wenn bestimmte Tätigkeiten vergessen wurden

Das Modul übernimmt die Aufgabe, kontinuierlich die Datenbank auf Veränderungen oder auf das Fehlen von gewünschten Informationen zu durchsuchen. Sobald die hinterlegten Kriterien erfüllt sind, wird das Modul CEC aktiv und stellt die Informationen bedarfsgerecht zur Verfügung.


Beispiele

  • Sie wollen Ihren Kunden informieren, sobald Aufträge einen bestimmten Status erreicht haben. Diese Nachrichten wollen Sie gesammelt für jeden Werktag mit einer mit dem Kunden abgestimmten Sortierung per E-Mail übergeben. Kein Problem.
  • Sie wollen Ihren Kunden an offene Angebote erinnern und nachfragen, ob Sie noch mit der Beauftragung rechnen dürfen oder ob bereits ein Wettbewerber den Auftrag bekommen hat. Sie glauben, dass das schlecht ankommt? Probieren Sie es aus.
  • Sie wollen zu einer bestimmten Uhrzeit informiert werden, welche Aufträge vom gleichen Tag noch nicht disponiert wurden oder eine bestimmte Information wie z.B. eine Referenz- oder Containernummer (Export) noch nicht eingetragen wurde. Vertrauen ist gut, Kontrolle kann helfen.

Im Grundpreis des Moduls sind schon einige Aktionen in Richtung Track & Trace oder Angebotstracking enthalten. Ihre ganz individuellen Anforderungen können per Skript erstellt und eingebunden werden. Die Erstellung der Skripte wird entsprechend dem notwendigen Aufwand verrechnet.

Einleitung

In dieser Dokumentation wird erklärt wie in cargo support über das Modul CEC in Verbindung mit Track & Trace definierte Auftrags-Stati automatisch an den Kunden gemeldet werden können. Das Modul CEC steht in cargo support [dispo] ab Version 5.3 zur Verfügung.
Über fest definierte Trigger ist einstellbar, dass bei einem bestimmten Auftragsstatus vollautomatisch eine Benachrichtigung per E-Mail an den Kunden gesendet wird. Das Versenden der Mail kann noch an weitere auftragsbezogene Kriterien gebunden werden. So ist eine flexible und Fall bezogene Definition möglich.
Der Application Server analysiert, ob die Trigger erreicht werden und stellt in einer ToDo-Liste den Nachrichtenversand für die Track & Trace Nachricht ein. Ist der über das Sendeschema definierte Versandzeitpunkt erreicht, wird die E-Mail verschickt.

Hinweis:

  • Die Auslöseaktionen (Trigger) sind fest im Programm hinterlegt. Weitere Auslöseaktionen können bei Bedarf eingebunden werden. Hierfür entstehen jedoch Zusatzkosten.
  • Im Grundpreis des Moduls sind schon einige Aktionen in Richtung Track & Trace oder Angebotstracking enthalten. Ihre ganz individuellen Anforderungen können per Skript erstellt und eingebunden werden. Die Erstellung der Skripte wird entsprechend dem notwendigen Aufwand verrechnet.
  • Es werden spezifische Report-Dateien für die Zusammenstellung der Status-Meldungen benötigt. Hierfür entstehen Zusatzkosten.

Applikation-Server

Zum Versenden der Nachrichten per E-Mail ist ein Applikationsserver zwingend notwendig.
Eine Feste IP-Adresse oder eine DynDNS ist nicht erforderlich.

Installation

Die Installation des Applikation-Servers wird nach Rücksprache durch einen cargo support Mitarbeiter vorgenommen.

Stammdaten cargo support [dispo]

Schemata

Unter Vorgaben > Auftrag > Track & Trace stehen die notwendigen Schemata zur Verfügung.

Die Track & Trace Schemata können als Standard im Mandanten eingestellt werden. In den Adressstammdaten kann jedoch auch ein Track & Trace Schema nur für diesen Kunden/Auftraggeber vorgegeben werden.

Sendeschemata

Beinhaltet die Definition (Zeitplan) wann die Track & Trace E-Mail verschickt wird. Die Sendeschemata dienen in erster Linie der Bündelung von Nachrichten.

Wenn Ihr Kunde zum Beispiel informiert werden möchte, wenn Sie die zu transportierenden Container im System erfasst haben, aber nicht für jeden Container einzeln informiert werden soll (zum Beispiel wenn Sie 100 Container erfassen), können Sie über das Sendeschema die Informationen bündeln. Damit der Kunde dennoch sieht, dass Sie auch alle Container-Transporte erfasst haben, können alle gewünschten Informationen in einem Formular angedruckt und per Mail mitgesendet werden.


Track & Trace Schemata

Hier wird vorgegeben bei welchem Auslöseevent (Trigger) der Auftrags-Status als Track & Trace Datensatz in die Warteschlange eingestellt wird. Außerdem können hier noch Einstellungen zur verzögerten Statusmeldung und der genutzten E-Mail-Vorlage definiert werden.


  • Trigger
    • Auslöseaktion
      • 1.B abgeschlossen
      • Alle Fahrten gefahren
      • Angebot Wiedervorlage ist heute
      • Auftrag angelegt
      • Auftrag in Durchführung
      • Auftragsgruppe gefahren
      • Containernummer eingetragen
      • Eine Fahrt wurde disponiert
  • E-Mail-Vorlage
    • Genutzte E-Mail-Vorlage mit dem entsprechenden Inhalt für die E-Mail
  • Verzögerung
    • Verzögerung für den Versand
  • Auftragstyp
    • Auftragstyp des Auftrags
  • Import/Export
    • Import/Export/Umfuhr Kennzeichen des Auftrags
  • Auftrag in Durchführung
    • Zugehörige Fahrt ist in Durchführung (nicht mehr offen)
  • Sendeschemata
    • Zugewiesenes Sendeschema
  • Empfänger
    • Firmen-E-Mail Adresse aus dem Adressstamm
    • Ansprechpartner E-Mail Adresse aus dem Auftrag-Inhalt

Adressen

Firmen-E-Mail-Adressen

Unter Stammdaten > Adressen können im Reiter Inhalt > Adresse 3 Firmen E-Mail-Adressen eingepflegt werden. Über diese E-Mail-Adressen wird der automatische E-Mail-Versand gesteuert.

Es sollt ein einheitliches Schema für alle Adressen gewählt werden. Z.B. E-Mail-Adresse 2 ist immer die Mailadresse für die Statusmeldungen.


Ansprechpartner E-Mail Adressen

Stammdaten > Adressen > Ansprechpartner

Bei dem zur Adresse erfassten Ansprechpartner kann ebenfalls eine E-Mail-Adresse vorgegeben werden.


Kunden Track an Trace-Schema

Stammdaten > Adressen > Datenaustausch

Hier kann ein speziell für diese Auftraggeber-Adresse ein Track and Trace Schema vorgegeben werden. Ist hier keine Vorgabe vorhanden, wird das Schema aus dem Mandaten genutzt.


Mandant

Standard Track & Trace Schema

Einstellungen > Mandant > Einstellungen. In der Kategorie „Automatische Kommunikation" wird das Standard Track & Trace Schema vorgegeben. Dieses wird genutzt wenn in den Adressstammdaten des Auftraggebers kein spezifisches Schema vorgegeben ist.


 E-Mail Vorlagen

Unter Vorgaben > E-Mail-Vorlagen werden die E-Mail Vorlagen für die Track & Trace Meldungen definiert.

Spaltenauswahl:

  • Niederlassung
    • Auswahl für welche Niederlassung diese E-Mail-Vorlage gilt
  • E-Mail aus
    • Auftrag
  • E-Mail an
    • Auftraggeber
  • Verwendete Adress-E-Mail
    • In der Adresse können 3 E-Mail Adressen hinterlegt werden. Hier wird definiert welche E-Mai Adresse bei dieser E-Mail-Vorlage genutzt werden soll
  • Bezeichnung
    • Frei wählbare Bezeichnung
  • Standard
    • Haken darf nicht gesetzt sein
  • Dokumententyp
    • Wenn cargo support [archiv] eingebunden ist. Hier Vorgabe als welcher Dokumententyp diese E-Mail archiviert wird (Standardwert: E-Mail)
  • Überschrift
    • Betreff der E-Mail
  • E-Mail-Text
    • Keine Eingabe erforderlich
  • Absender
    • Absender E-Mail Adresse die eingesetzt werden soll. Achtung! Diese E-Mail Adresse muss in der Niederlassung der E-Mail Vorlage hinterlegt sein. Von dort wird sie gezogen.
  • CC / BCC
    • Keine Eingabe erforderlich
  • Reportdatei
    • Entsprechende Report-Datei auswählen
  • Inhalt von
    • Reportdatei
  • Betreff Inhalt
    • Text

E-Mail Text erstellen (Seriendruckfelder)

Beim Erfassen des E-Mail Textes einer Vorlage können Seriendruckfelder (Datenbankfelder) mit eingebunden werden. Diese Seriendruckfelder gelten als Platzhalter und werden beim Erzeugen der E-Mail automatisch mit den Echt-Daten des Datensatzes gefüllt.
Um den Text zu bearbeiten drücken Sie auf das [….] Symbol neben dem Text. Nachfolgend öffnet sich ein schwebendes Fenster „RTF Text editor"
In dem Fenster kann die Textvorlage inklusive der Formatierung (Fett, kursiv etc.) und den gewünschten Seriendruckfeldern vorgegeben werden.



Die Seriendruckfelder können rechts oben über das Symbol aufgerufen werden. Die Bezeichnungen der Seriendruckfelder sind in der englischen Datenbank-Originalbezeichnung. In diesem Beispiel „BillNum" = Rechnungsnummer.
Die Seriendruckfelder werden in der E-Mail Vorlage gelb hinterlegt und mit ‚<<xx>>' gekennzeichnet.

Recherche

E-Mail Historie

Unter Einstellungen > Administration > E-Mail Historie können alle über den Applikationserver verschickten E-Mails nachverfolgt werden.


Archiv

Ist das Modul cargo support [archiv] vorhanden und die E-Mail wurde zur Archivierung vorgesehen, können die E-Mails auch über die Archivierung nachverfolgt werden. Hier gibt es 2 Wege:

Archiv-Historie

Unter Stammdaten > Archivierte Dokumente/Dateien > Gesamtliste